Om als stad en OCMW Menen een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij veel met persoonsgegevens. De stad Menen vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met je persoonsgegevens. De Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel AVG of GDPR) verplicht ons daar ook toe.
Doeleinden en verwerkingsgronden
Wij gebruiken je gegevens enkel met een duidelijk en gerechtvaardigd doel. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende mogelijke doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden:
- Administratieve verwerking van gegevens in functie van levensgebeurtenissen, wettelijke documenten, attesten, akten (wettelijke basis);
- Administratieve verwerking van gegevens in functie van vergunningen voor verbouwingen, economische activiteiten en evenementen (wettelijke basis);
- Administratieve verwerking van gegevens in functie van deelname aan jeugd‐, sport‐ en culturele activiteiten en projecten (op basis van jouw toestemming);
- Administratieve verwerking van gegevens in functie van informatieacties over het gemeentebeleid (wettelijke basis/toestemming);
- Administratieve verwerking van gegevens in functie van inkomsten en uitgaven van het bestuur (wettelijke basis);
- Verwerking van beeldopname in functie van het voorkomen, vaststellen en opsporen van misdrijven en overlast (taak van algemeen belang);
- Administratieve verwerking van gegevens in functie van sociale, financiële & materiële hulpverlening (wettelijke basis);
- Verwerking van surfgedrag (gerechtvaardigd belang);
- Administratieve verwerking van directe en indirecte beeldgegevens (gerechtvaardigd belang).
Onder bepaalde omstandigheden zal de betrokkene verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te voorzien. Hierbij denken wij bijvoorbeeld voor alle verwerkingen in kader van het bevolkingsregister.
Naar gelang noodzakelijk voor de verwerking, verwerken wij volgende categorieën van gegevens:
- Naam
- Adresgegevens
- Rijksregisternummer
- Contactgegevens
- Geboortedatum
- Financiële gegevens
- Samenstelling gezin
- Eigendommen
Proportionaliteit
We vragen enkel de strikt noodzakelijke gegevens op en springen er zorgvuldig mee om. Dat betekent dat onze medewerkers er discreet mee omspringen, controleren of ze volledig en correct zijn en instaan voor de beveiliging ervan.
Doorgifte
De stad Menen geeft jouw gegevens niet door aan andere partijen, tenzij er daarvoor een wettelijke basis is of indien we jouw uitdrukkelijke toestemming hiervoor hebben. Dit betreft het uitwisselen van persoonsgegevens met
- andere overheden
- contractuele partners van de stad in functie van het leveren van diensten
(vb organisatie van sportkampen).
We wisselen je gegevens niet uit met een land buiten de Europese Unie of een internationale organisatie.
Openbaarheid
Via de wetgeving openbaarheid van bestuur kunnen derden een verzoek om informatie indienen. Daarbij worden je gegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval toetsen we het verzoek altijd aan de privacywetgeving.
Bewaring
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig om onze taak uit te voeren, rekening houdend met de archiefwetgeving. Eén van onze taken is het bijhouden van statistieken. Daarbij worden je gegevens altijd geanonimiseerd.
De criteria waarop de bewaartermijnen zijn vastgelegd zijn de volgende:
- Wettelijke verplichtingen
- Nodig voor administratieve verwerking.
Rechten
Volgens de privacywetgeving heb je volgende rechten:
- Recht op informatie en inzage: je mag weten of we gegevens van je hebben, welke dat zijn, op welke manier ze worden gebruikt en je kan er verdere toelichting over krijgen.
- Recht op correctie: als je gegevens niet kloppen, mag je ons vragen om ze te verbeteren.
- Recht op bezwaar: je mag bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens en we zullen eraan voldoen tenzij er gerechtvaardigde gronden voor zijn.
- Recht om vergeten te worden: je mag ons in principe vragen je gegevens te verwijderen, maar als overheid mogen wij daar soms geen gevolg aan geven. Deze aanvraag zal worden uitgevoerd zolang de gebruikte wettelijke basis zich daartoe verleend en dat dit wettelijk mogelijk is.
- Recht tot overdraagbaarheid: indien van toepassing, kan je ons vragen om de persoonsgegevens die wij tot onze beschikking hebben, over te dragen naar andere partijen
- Recht tot intrekken van toestemming: je hebt steeds het recht om eerder gegeven toestemmingen, bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief, terug in te trekken.
Zolang aan één van de bovenstaande rechten niet voldaan werd, mag je ons vragen je gegevens tijdelijk niet meer te gebruiken.
Je kan je rechten uitoefenen door ons te contacteren. Je vindt onze contactgegevens onderaan. Je zal altijd je identiteit moeten aantonen met een kopie van de voor- en achterkant van je identiteitskaart. Wij zullen binnen één maand na jouw aanvraag aan jouw verzoek voldoen.
Profilering
Wij maken geen gebruik van profilering.
Protocollen
Het AVG-decreet voorziet in de verplichting tot het opmaken van een protocol voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens. Hieronder vind je een oplijsting van de geldende protocollen afgesloten tussen Kortrijk en Vlaamse instanties en externe overheden:
Big data en tracking
Statistieken
De stad Menen maakt op deze website gebruik van Google Analytics van Google om bezoekinformatie te meten en te analyseren, om na te gaan via welke weg je op deze website terechtkwam, om te registreren hoe en hoe vaak de verschillende webpagina’s worden bezocht en om de website beter te kunnen afstemmen op de wensen en noden van de gebruiker.
Daarvoor worden aan de hand van je IP-adres, o.a. internetverkeersgegevens en gegevens over je browsertype en computer verzameld.
De stad Menen gebruikt die gegevens niet om jou persoonlijk te identificeren. Geen enkele informatie over jouw persoon zal worden gebruikt en bijgehouden.
Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die automatisch op de harde schijf van je computer bewaard worden. Cookies maken het mogelijk om de toegang tot de site en de navigatie te vergemakkelijken en sneller en efficiënter te laten verlopen. Sommige cookies zorgen ervoor dat een website grafisch netjes verschijnt, andere dat een websiteapplicatie correct werkt. Cookies zijn ook nodig voor analyses van het surfgedrag bv. via Google Analytics (zie hierboven).
Je kan je browserinstellingen zo aanpassen dat cookies niet worden aanvaard of dat je een waarschuwing krijgt wanneer je cookies krijgt toegestuurd. Hier kan je terugvinden hoe je deze kan uitschakelen:
Contactgegevens
Heb je vragen of opmerkingen, laat het ons dan weten. Dat kan per e-mail naar dpo@menen.be of per brief naar Stad Menen, Grote Markt 1, 9830 Menen of OCMW Menen, Noorderlaan 1/000A, 8930 Menen.
Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit via commission@privacycommission.be.