Artikel 197 van het politiereglement:
Alle publieke inrichtingen bestemd voor vermaak of voor enige consumptie, met inbegrip van ambulante installaties van dezelfde aard, moeten gesloten blijven tijdens het hele jaar vanaf 01 uur ’s nachts tot 07 uur
’s ochtends , met uitzondering van:
- de nachten van vrijdag op zaterdag, zaterdag op zondag
- de nacht voor en de nacht van de wettelijke/decretale feestdagen, met name:
- Nieuwjaar (1 januari)
- Pasen
- Paasmaandag
- Feest van de arbeid (1 mei)
- O.L.H. Hemelvaart
- Pinksteren
- Pinkstermaandag
- Vlaamse Feestdag (11 juli)
- Nationale Feestdag (21 juli)
- OLV Hemelvaart (15 augustus)
- Allerheiligen (1 november)
- Wapenstilstand (11 november)
- Kerstmis ( 25 december)
- de nacht voor en de nacht van de plaatselijke kermisdagen;
Voor deze uitzonderingen geldt als sluitingsuur de uren van 03 uur tot 07 uur (m.a.w. je evenement kan zonder afwijking op het sluitingsuur niet langer openblijven na 03 uur of vroeger open zijn dan 07 uur ’s morgens).
Een afwijking van het sluitingsuur kan aangevraagd worden via het evenementenformulier.
Bewonersbrief
Met een bewonersbrief breng je, als organisator van een evenement, de inwoners, woonachtig langs het parcours en/of in de buurt van je evenement, vooraf op de hoogte van je activiteit.
Je bezorgt deze brief best een 10 tal dagen voor het evenement.
Graag de brief ook ter info te bezorgen aan evenementen@menen.be.
Het stadsbestuur vraagt om een bewonersbrief op te maken en te verspreiden naar alle bewoners die hinder ondervinden (bijv. toegankelijkheid, parkeren, enz.) door het georganiseerde evenement.
Bij een aanvraag van een afwijking van de geluidsnormen, dus voor bijvoorbeeld een optreden of fuif, is het verspreiden van een bewonersbrief wettelijk verplicht.
Reclame op de openbare weg
Reclame op de openbare weg (strooibriefjes en reclamewagens) vereist een vergunning van het College van Burgemeester en Schepenen. Deze vergunning/goedkeuring kan mee verkregen worden als je het digitaal evenementenformulier invult.
Uitdatabank
Organiseer je een braderie, optreden, tentoonstelling of een andere activiteit? De Uitdatabank is een goede manier om je activiteit bekend te maken. Na het invoeren via www.uitdatabank.be verschijnt je activiteit via vele kanalen, o.a. op www.menen.be, in de Leiedraad, …
Pers
De dienst communicatie kan, op aanvraag, je persbericht doorsturen naar de perscontacten van de stad.
Andere mogelijkheden tot publicatie
Lichtkrant | Opname in Leiedraad | Affichekasten | Aankondigingsborden | Spandoekenframes
Organiseer je een eetfestijn, wens je met je vereniging drank te verkopen of wil je een foodtruck plaatsen op de openbare weg? Dan moet je ook met heel wat zaken rekening houden. Hieronder vind je enkele handige tips.
Alcohol
Op de meeste evenementen worden alcoholische dranken uitgeschonken. Hierbij moet je als organisator toch rekening houden met enkele wettelijke bepalingen. De wet stelt namelijk dat je geen alcohol mag schenken of verkopen aan -16 jarigen en geen sterke drank aan -18 jarigen. Organisatoren moeten kunnen aantonen dat ze hiervoor maatregelen treffen (vb. vragen naar paspoort of werken met polsbandjes). Ook in een beknopt huishoudelijk reglement dat je opstelt en duidelijk zichtbaar uithangt in de zaal, kan je aangeven wat wel en niet toegelaten wordt op het evenement.
Sterke dranken
Wat is sterke drank?
- Alle alcoholische dranken die meer dan 1,2 volumeprocent (% vol) gedistilleerde alcohol bevatten, zijn sterke dranken.
Voorbeelden zijn wodka, rum, cognac, whisky, gin en jenevers, maar ook aperitiefdranken zoals pisang en passoa, Bacardi Breezer, hard seltzers - Als limonade, fruitsap of een andere niet-alcoholische drank wordt gemengd met een gedistilleerde alcoholisch drank, wordt dat mengsel ook als sterkedrank beschouwd. Voorbeelden zijn alcoholpops en cocktails als whisky-cola gin-tonic en mojito.
- Alle dranken, ook niet-gedistilleerde, met een alcoholpercentage van meer dan 22 % vol zijn sterke dranken.
Sterke dranken mogen pas geschonken worden aan personen ouder dan 18 jaar. Niet sterke alcoholische dranken mogen geschonken worden vanaf 16 jaar. Voorbeelden niet sterke alcoholische dranken: wijn, bier, cava, porto, sherry, martini
- -16j: Geen alcohol
- +16j: Bier; (mousserende) wijn; Porto; Sherry; Martini
- +18j: Jenever; Campari; Whisky; Vodka; Gin; Pissang; Bacardi Breezer; Hard seltzer; Alle cocktail met een sterke drank als ingrediënt
Meer info over alcohol | Druglijn
Voor het schenken van sterke dranken is er een drankvergunning nodig, uitgezonderd voor tijdelijke evenementen. Voor deze laatste volstaat een melding via het evenementenformulier.
Meer info over aanvraag drankvergunning
Eten - foodtrucks:
- Gasinstallaties binnen, in gebouwen of in tenten, zijn verboden.
- Bij gebruik van elektrische en gasinstallaties is het belangrijk dat die voldoen aan de regels van goed vakmanschap en de nodige en correcte keuringsattesten hebben. Deze attesten mogen max 1 jaar oud zijn en moeten kunnen worden voorgelegd tijdens het evenement.
- Veiligheidstips over kookinstallaties lees je op de website van Fluvia
- Veilig voedsel? Het hapje en tapje moet je op de gepaste manier bewaren. Zoniet zou je feestje wel eens letterlijk en figuurlijk bedorven kunnen worden. Handige tips van het FAVV vind je hier
Folder gelegenheidsverkoop op kerstmarkten, festivals, kermissen, schoolfeesten
Nieuwe wetgeving inzake cateringmateriaal (Vlarem art. 5.3.12)
Zie sectie 'Milieu en duurzaamheid'
Wie kan feestmaterialen ontlenen?
- Verenigingen, straatcomités, scholen, organisatoren van socio-culturele en/of gemeenschapsbevorderende activiteiten
- Bedrijven, commerciële organisaties en privé-initiatieven kunnen geen gebruik maken van het logistiek materiaal voor loutere bedrijfsactiviteiten of bedrijfsevenementen. Voor niet-commerciële activiteiten (vb. benefieten, sociale verkiezingen,…) kunnen wel feestmaterialen ontleend worden.
Wat kan ontleend worden:
- Tafelbladen (3mx1m)
- Schragen
- Stoelen
- Werfafsluitingen (Heras)
- Blokken Werfafsluitingen
- Nadarhekkens
- Praktikabels (podiumelementen) (2mx1m)
- Verstelbare trappen
- Leuningen
- Podiumrokken
- Stembussen en stemhokjes
- Vlaggen (stad Menen, Europa, Vlaanderen, België)
- Vlaggenmasten
- Werfkasten elektriciteit
- Overdekt podium klein (6m x 4,30m x4m)
- Vuurkorven
- Tentoonstellingspanelen
Voorwaarden
Het uitgeleende materiaal dient ingezet te worden voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de entiteit Menen.
Het materiaal moet in perfecte staat worden teruggebracht, anders wordt de schade aangerekend. Ook verlies of diefstal is ten laste van de ontlener.
Bij niet-naleving van het reglement kan een schadevergoeding worden aangerekend.
Kostprijs
Voor verenigingen, straatcomités, scholen, stedelijke organisaties en organisatoren van socio-culturele en/of gemeenschap bevorderende activiteiten is de ontlening van feestmateriaal gratis, behalve de vervoerskost, deze wordt nooit vrijgesteld
Voor meer info, neem contact op met de technische dienst via 056/529 400 of via grondgebiedszaken@menen.be
Neem ook eens een kijkje op de webshop van de jeugd- en sportdienst voor klank-,licht-,speel-,en sportmateriaal https://www.menen.be/jeugd/uitleendienst
Wist je dat verenigingen en onderwijsinstellingen bij de provinciale uitleendienst terecht kunnen om materiaal te huren? Check hun voorwaarden en uitgebreid aanbod op deze link.
Hieronder vind je de drie stedelijke feestzalen:
Polyvalente zaal Barthel: GBS Barthel Moeskroenstraat 525 8930 Rekkem
Contactpersoon: Tom Vandamme
Maximum capaciteit: 240 personen
Meer info
Hoeve Delaere (Lendakkerlaan 3, 8930 Lauwe)
Contact: jeugddienst@menen.be - 056 529 237
Maximum capaciteit: 260 personen (zaal), 49 (hoeve)
Reglement en reservatie
Park Ter Walle (J. en M. Sabbestraat 163a, 8930 Menen)
Contact: jeugddienst@menen.be - 056 529 237
Reglement en reservatie
Andere infrastructuur (vergaderaccommodatie, tentoonstellingen,…)
CC De Steiger – Waalvest 1 8930 Menen
T 056 51 58 91
info@ccdesteiger.be
't Applauws Lauwe
Kon. Astridlaan 44 - 8930 Lauwe
info@ccdesteiger.be
Dorpshuis Rekkem
Plaats 30 – 8930 Rekkem
056 433 700
Ldc.dorpshuis@menen.be
LDC Allegro
Volkslaan 302 / 0001 - 8930 Menen
T 056 527 280
ldc.allegro@menen.be
Gebruiksreglement | Aanvraagformulier
Organiseer je een fuif, dan vraag je dit aan via het evenementenformulier. Een fuif kan plaatsvinden in de volgende stedelijke infrastructuur: zaal Barthel te Rekkem, Hoeve Delaere te Lauwe of Park Ter Walle te Menen.
Handige weetjes bij het organiseren van een fuif:
www.fuifpunt.be
Definities uit artikel 29 van het politiereglement:
Wat is een openbare plaats?
Iedere gesloten plaats in de zin van artikel 26 van de Grondwet die voor een openbare vergadering in de zin van hetzelfde artikel wordt aangewend of voor iedereen toegankelijk is, hetzij occasioneel, hetzij uit haar aard of primaire bestemming;
- de openbare weg;
- de overige ruimtes in de open lucht indien die voor iedereen toegankelijk zijn.
- Vb. straten, parken, pleinen,…
De openbare weg omvat eveneens :
- de installaties voor het vervoer en de bedeling van goederen, energie en signalen, en dit binnen dezelfde perken
- de verkeerswegen, met inbegrip van de bermen en de trottoirs;
- de openbare ruimten, aangelegd als aanhorigheden van de verkeerswegen, en voornamelijk bestemd voor het stationeren van voertuigen, voor tuinen, wandelingen en markten, openbare pleinen en groenzones.
Kortom: wens je een activiteit te organiseren op een straat, plein, parking, park,… dan vraag je dit acht weken op voorhand aan via het evenementenformulier.
Voor plaatsen waar er verkeersmaatregelen nodig zijn, maakt de politie een tijdelijk verkeersreglement (TVR) op voor het evenement. Dit ontvangt de organisator kort voor het evenement. Iedereen kan de TVR ook terugvinden op Openbare onderzoeken, bekendmakingen en reglementen. De politie staat in voor het verwittigen van De Lijn indien er straten afgesloten worden tijdens jouw evenement.
Herbruikbaar cateringmateriaal
Wat?
Vlarema 5.3.12.1.
Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage.
Voor evenementen georganiseerd in 2023 kan de minister uitzonderingen voorzien als de eventorganisator kan aantonen dat ondanks tijdige en behoorlijke inspanningen voor een bepaald evenement er onvoldoende capaciteit aan herbruikbare recipiënten en/of wasfaciliteiten beschikbaar is.
Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden.
Meer info
De wetswijzigingen rond cateringmateriaal
Info en inspiratie rond systemen voor herbruikbare drankrecipiënten om 90% retour te garanderen
Herbruikbaar bekers
Scholen en verenigingen kunnen herbruikbare bekers huren via afvalintercommunale Mirom
- www.mirom-menen.be/school-vereniging/evenementen/
- www.mirom-menen.be/school-vereniging/evenementen/bekers-2/herbruikbare-bekers/
Afval
Aan de organisatoren wordt gevraagd in te staan voor de opruiming van alle afval na het evenement en het openbaar domein net achter te laten.
Bij afvalintercommunale Mirom kan je terecht voor rolcontainers
Duurzaam organiseren
Omgevingsvergunning
Er is een tijdelijke omgevingsvergunning nodig als de organisator gebruik maakt van stroomgroepen van samen meer dan 150 kVA. De aanvraag van zo'n tijdelijke omgevingsvergunning dient tijdig te gebeuren, 3 maanden voor het evenement. Neem hiervoor contact op met de milieudienst milieu@menen.be.
Gebruik je koelcellen of andere koelinstallaties, ook dan kan een omgevingsvergunning nodig zijn:
- Vanaf 5 kW tot en met 200 kW is een melding via het omgevingsloket voldoende
- Vanaf 200 KW is een vergunning klasse II nodig
Geluidsnormen
De huidige geluidsnormen zijn vastgelegd op 85dB.
Tot op dit niveau mag je zonder vergunning muziek spelen en wordt dit als achtergrondmuziek beschouwd.
Vb. radio op straatfeest
Wil je hoger gaan dan 85dB, vb voor een fuif, optredens of concerten, dan heb je een afwijking van de geluidsnorm ofwel geluidsvoorwaarden nodig. Dit moet aangevraagd worden via het digitaal evenementenformulier.
Het is noodzakelijk dat je een correct overzicht geeft van wanneer en waar welke optredens doorgaan.
Dus bvb. van 18u tot 23u live optredens buiten / van 23u tot 03u DJ-sets binnen. Indien dit niet gebeurt, kunnen wij je aanvraag niet behandelen
Fuiven
- afwijking tot 95dB
- geluidsniveau moet continu gemeten worden
Concert / optreden:
- afwijking tot 100dB
- geluidsniveaus moeten continu gemeten en geregistreerd worden
- organisatoren moeten gratis gehoorbescherming (oordopjes) aanbieden
Een geluidsmeter die meet en registreert kan worden ontleend bij de Jeugddienst - jeugddienst@menen.be
De organisator is verplicht om de bezoekers te informeren over het maximaal toegestane geluidsniveau. Daarvoor wordt het maximaal toegestane geluidsniveau, in de vergunning weergegeven als LAeq15min, op een duidelijk zichtbare plaats geafficheerd, zowel ter hoogte van de toegang tot de muziekactiviteit als ter hoogte van de mengtafel. De organisator moet tevens een flyer of bewonersbrief verspreiden in de buurt met vermelding dat er normen zijn opgelegd en dat geluidsmetingen zullen worden uitgevoerd.
Omgevingsvergunning
Voor stroomgroepen van samen meer dan 150 kVA is er minstens een melding nodig, afhankelijk van de exacte hoeveelheid kilovoltampère en de bestemming van het gebied (industriegebied/woongebied) is eventueel een (tijdelijke) omgevingsvergunning nodig.
De melding dient minstens 3 maanden voor het evenement ingediend te worden. De aanvraag voor een (tijdelijke) omgevingsvergunning dient minstens 5 maanden voor het evenement ingediend te worden. Neem dus tijdig contact op met de dienst Omgeving (milieu)!
Sabam en billijke vergoeding
Je organiseert een manifestatie en wil deze opluisteren met muziek uit het repertoire van aangesloten kunstenaars of uit het internationale repertoire.
Deze manifestaties zoals feesten, fuiven, concerten, filmvoorstellingen, quizz, voordrachten, sportieve en recreatieve manifestaties, harmonieën, feestmaaltijden, voertuigen met buitenluidsprekers kunnen onderhevig zijn aan auteursrechten.
Het auteursrecht (sabam) is een uitgesteld loon van de auteur. De auteur ontvangt immers geen loon op het moment van de creatie, maar wel wanneer het resultaat in het openbaar wordt uitgezonden.
Naast de vergoeding die betaald wordt in het kader van SABAM, is er soms ook een billijke vergoeding verschuldigd. Dit is een vergoeding bestemd voor de uitvoerders van de muziek.
De billijke vergoeding is een verplichte licentie die moet betaald worden wanneer opgenomen muziek wordt verspreid op een plaats die voor het publiek toegankelijk is. Het is een vergoeding voor het publiek gebruik van het muziekrepertoire van uitvoerende kunstenaars én muziekproducenten.
Je aangifte voor Sabam dien je best uiterlijk 10 dagen voor je evenement in.
Sabam is niet verschuldigd als:
- het werk tot de publieke eigendom behoort: dit zijn werken ouder dan 70 jaar ( te berekenen vanaf de datum van het overlijden van de auteur).
- Privéfeesten: huwelijksfeesten, familiefeesten,… waarvoor er geen toegangsgeld gevraagd wordt
- Wanneer het werk geen deel uitmaakt van het Sabam repertoire: artiesten die enkel eigen werk brengen en niet aangesloten zijn bij Sabam. Een lijst van de beschermde werken kan je raadplegen op de website van Sabam.
Billijke vergoeding is niet verschuldigd bij:
Live optredens
Muziek die onderdeel is van een voorstelling waarvoor er toegangsgeld betaald wordt.
De organisator staat zelf in voor de aangifte aan Sabam en voor de billijke vergoeding.
Sabam
Billijke vergoeding
Unisono
Unisono is het uniek platform dat Sabam, PlayRight en SIMIM samen oprichtten. Daarmee regelt u vanaf 1 januari 2020 via één licentie (en 1 betaling) het gebruik van muziek, theaterwerken, audiovisuele werken,…
Andere
Sofam: auteursrechten in de visuele kunsten: gebruik van afbeeldingen en portretrecht (fotografen, architecten, schilders, beeldhouwers, kunstenaars, grafische wormgevers en mediakunstenaars).
www.sofam.be
Sinds 1 januari 2022 is het verplicht voor alle fuiven in gemeentelijke gebouwen om het Safe Party-principe te hanteren. Op vraag van organisatoren of op advies van het college van Burgemeester en schepenen, kan het Safe Party-principe ook op andere locaties worden ingevoerd.
Je wil een evenement organiseren en je vulde hiervoor het digitaal evenementenformulier in. Hieronder wordt beschreven welke weg je aanvraag aflegt.
- Je evenementenformulier wordt ingeschreven op het stadssecretariaat en doorgestuurd naar de dienst evenementen voor afwerking.
- De dienst evenementen stuurt je aanvraag door naar de hulpdiensten alsook naar de betrokken stedelijke diensten (technische dienst, milieudienst, dienst noodplanning,…) voor advies.
- Organiseer je een groot of nieuw evenement, dan kan je uitgenodigd worden voor het veiligheidscoördinatie-overleg. Dit vindt maandelijks plaats in het stadhuis van Menen. De organisator geeft er een korte toelichting over het evenement aan de stads- en hulpdiensten, en beantwoordt eventuele vragen. Op hun beurt geven de stads- en hulpdiensten bijkomende tips om het evenement veilig te laten verlopen.
- De dienst evenementen verzamelt alle adviezen en plaatst deze samen met de aanvraag op de agenda van het college van burgemeester en schepenen.
- Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing en maakt deze over aan de dienst evenementen.
- De dienst evenementen brengt de aanvrager op de hoogte van de beslissing en bezorgt hen ook alle nodige vergunningen (tijdelijk verkeersreglement, bevestiging feestmaterialen, ….).
- Nadien rest ons enkel nog je een succesvol evenement toe te wensen!
Op grote evenementen kan je opteren voor het plaatsen van mobiele toiletten.
Volgende aantallen kunnen een richtlijn vormen bij de bepaling van de hoeveelheid te plaatsen toiletten:
- 1 toilet per 100 vrouwen
- 1 urinoir per 100 mannen
- 1 toilet per 500 mannen
- 1 toilet per 75 mindervaliden
Bij elk toilet moet, wettelijk verplicht, de mogelijkheid zijn om de handen te wassen
Onze stad doet veel inspanningen om zowel het sociaal-culturele leven als het jeugdwerk te ondersteunen. Naast de logistieke en materiële ondersteuning, biedt onze stad in bepaalde gevallen ook financiële ondersteuning aan organisatoren en evenementen. Hieronder vind je een overzicht van de stedelijke reglementen rond evenementen- of projectgebonden subsidies van de stad en projectsubsidies voor jeugdinitiatieven.
Projecttoelage voor bijzondere sociaal-culturele initiatieven
Algemene subsidiereglementen
Binnen de perken van de kredieten daartoe uitgetrokken op de begroting van de stad Menen kunnen voor hun activiteiten, toelagen verleend worden aan culturele organisaties en jeugdverenigingen volgens de regelingen en voorwaarden vastgesteld door de gemeenteraad.
De bedragen van de toelagen worden vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de desbetreffende adviesraden. Deze bedragen worden ter mededeling voorgelegd aan de gemeenteraad.
- Subsidiereglement voor culturele verenigingen
- Subsidiereglement projectsubsidie voor jeugdinitiatieven
- Subsidiereglement voor sportclubs
Vind je evenement plaats in de periode rond 11 juli? Dan kan je via http://vlaanderenfeest.eu/ een aanvraag indienen voor een feestcheque tot €170.
Je organiseert een wandeling, fietstocht, of ander evenement en je wenst hiervoor tijdelijke wegwijzers aan te brengen op de openbare weg om, vb. de route uit te pijlen, parking voor bezoekers, vips,… aan te duiden, dan heb je hiervoor de schriftelijke toelating van het college van burgemeester en schepenen nodig.
Deze toelating kan je eenvoudig aanvragen via het evenementenformulier.
Bij het plaatsen van de tijdelijke wegwijzers dien je rekening te houden met volgende zaken:
- De wegwijzers mogen ten vroegste 48u voor de aanvang van de activiteit of het evenement geplaatst worden.
- De bevestiging mag geen schade berokkenen aan bomen of andere infrastructuur.
- De wegwijzers moeten binnen de 24u na de activiteit of het evenement verwijderd worden.
- De aanvrager dient zelf te voorzien in de bewegwijzering (borden en palen).
Om een tombola te mogen inrichten heb je een machtiging van het College van Burgemeester en Schepenen nodig.
Dit kan schriftelijk aangevraagd worden via evenementen@menen.be met vermelding van volgende gegevens:
- Naam en adres van de organisator
- Aantal gemaakte tombola tickets / loten
- Prijs van één ticket / lot
- Uitgifte datum (start van de verkoop van loten)
- De tewinnen hoofdprijs en de geldwaarde van deze prijs
- Gemiddelde geldwaarde van de overige prijzen
- Plaats, datum en uur van de trekking
- Tijdstip waanneer de lijst met winnende nummers ter inzage zal liggen
- Termijn voor het afhalen van de prijzen
Veiligheid is één van de prioriteiten bij het organiseren van een evenement. Het is belangrijk om vooraf voldoende aandacht te schenken aan het veiligheidsaspect van je evenement. Als organisator neem je de nodige preventieve maatregelen om een veilige omgeving te creëren en zo het risico op onder meer ongevallen, brand, … zoveel mogelijk te perken. Daarnaast neem je ook preventieve maatregelen om het risico op overlast en verstoring van de openbare orde zo klein mogelijk te houden.
Daarom raden wij aan om, zeker bij grotere evenementen, voorafgaand een risicoanalyse te doen of veiligheidsdossier op te stellen. Ook bij kleinere evenementen is de opmaak van een risicoanalyse aangewezen en erg nuttig. Een goede risicoanalyse is de basis voor het verdere veiligheidsbeleid. Bij het maken van de analyse stel je jezelf zo kritisch mogelijk op tegenover alle mogelijke veiligheidsrisico’s. Voorkomen is beter dan genezen.
Bij het voeren van een risicoanalyse kan je o.a. de volgende aspecten nagaan:
- Gevaren verbonden aan de infrastructuur of aan de plaats van het evenement, zoals een gebrekkige of onveilige opbouw van een tijdelijke infrastructuur, instabiliteit van een tribune, veiligheidsafstanden tussen tenten.
- Gevaren verbonden aan het gebruik van elektriciteit, fossiele brandstoffen of andere substanties zoals frituurvetten, oververhitting van elektrische apparaten.
- Gevaren verbonden aan het wangedrag van personen, zoals overmatig drankgebruik, verdovende middelen, vechtpartijen.
- …
Op basis van de risicoanalyse tref je dan de nodige preventieve maatregelen. De risicoanalyse en de maatregelen bundel je in het veiligheidsdossier.
Veiligheidscoördinatie overleg
Maandelijks vindt het veiligheidscoördinatie overleg in de stad Menen plaats. Daarop worden de organisatoren van grotere of nieuwe evenementen uitgenodigd. Tijdens het veiligheidscoördinatie overleg wordt de veiligheid voor het publiek en de bereikbaarheid voor de hulpdiensten geëvalueerd. De organisatoren geven er een korte toelichting over hun evenement aan de stads- en hulpdiensten, en beantwoorden eventuele vragen. Op hun beurt geven de stads- en hulpdiensten bijkomende tips om het evenement veilig te laten verlopen. Daarom wordt gevraagd aan de organisatoren om na te denken over mogelijke risico’s, een veiligheidsdossier op te maken en dit voorafgaand aan het overleg te bezorgen aan de dienst evenementen op evenementen@menen.be. Een duidelijk grondplan van het evenement met daarop alle attracties, kramen, brandstofvoorzieningen, … is onontbeerlijk.
Brandpreventie
De hulpverleningszone Fluvia geeft op haar website heel wat handige tips in het kader van brandpreventie verzameld. De tips gaan bijvoorbeeld over het gebruik van vuurkorven, kooktoestellen, feesttenten, …
EHBO
We raden aan dat op alle evenementen minstens een EHBO-koffer aanwezig is en dat de medewerkers ook weten waar die te vinden is. Ook een gebrevetteerde hulpverlener onder de aanwezige medewerkers is een pluspunt.
Bij grotere evenementen is het aangeraden een EHBO-post te installeren.
Bij grotere evenementen is het aangeraden een EHBO-post te installeren. Vanaf 10000 bezoekers is dit verplicht.
Meer info via https://ikorganiseer.be/organiseren/ehbo/
Overzicht medische hulpverleners:
https://www.eventplanner.be/bedrijven/c_ehbo-op-evenementen.html
https://www.rodekruis.be/wat-doen-we/hulpverlening/hulp-op-evenementen/
Indien je een evenement organiseert, is het belangrijk je voldoende te verzekeren tegen eventuele schadegevallen. Hierbij vind je een kort overzicht van mogelijke verzekeringen. Voor verdere info hierover raden we je aan om contact te nemen met je verzekering of verzekeringsmakelaar.
Opgelet : Je dient ook de contracten, afgesloten in het kader van het evenement (huurcontract voor podium, muziekinstallatie, andere infrastructuur, ….), na te gaan in hoeverre jouw contractspartij hier nog bijkomende contractuele verplichtingen omtrent optionele verzekeringen oplegt.
Soorten verzekeringen
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade opgelopen door een derde naar aanleiding van het evenement en ten gevolge van een fout of een nalatigheid van de organisator. Het is ten zeerste aangewezen dat elke organisatie of vereniging over dergelijke verzekering beschikt.
Verzekering lichamelijke ongevallen deelnemers
Deze verzekering dekt de lichamelijke schade opgelopen door de deelnemers aan het evenement, zonder dat er een fout moet bewezen worden. Deze verzekering is aangewezen, indien het een risicovol evenement betreft.
Verzekering lichamelijke ongevallen vrijwillige medewerkers
Deze verzekering dekt de lichamelijke schade opgelopen door de vrijwillige medewerkers aan het evenement. In sommige gevallen is dit een wettelijke verplichting. (art. 6 vrijwilligerswet)
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid vrijwillige medewerkers
Deze verzekering dekt de lichamelijke en materiële schade opgelopen door een derde naar aanleiding van het evenement en ten gevolge van een fout of nalatigheid van de vrijwillige medewerker. Deze burgerlijke aansprakelijkheid moet gedragen worden door de organisatie die daarvoor verzekerd moet zijn. (art. 5 vrijwilligerswet)
Brandverzekering
Deze verzekering dekt de schade aan het gebouw door brand, storm, hagel en ijsdruk, …Als je het gebouw van een ander gebruikt, dien je na te gaan of de brandverzekering van de eigenaar, ook van toepassing is op jouw evenement. Is dit niet het geval dan is het ten zeerste aangewezen om als gebruiker een tijdelijke brandverzekering af te sluiten.
Verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Deze verzekering dekt de schade opgelopen door derden ten gevolge van brand of ontploffing, ongeacht de aansprakelijkheid voor deze brand of ontploffing. Deze verzekering is wettelijk verplicht voor de uitbater van welbepaalde inrichtingen die gewoonlijk toegankelijk zijn voor het publiek. (wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing ( In te vullen velden: Juridische aard: wet, afkondigingsdatum:30 juli 1979, opzoeking, lijst en detail en KB van 28/02/1991 betreffende inrichtingen die onder toepassing vallen van hoofdstuk II wet 30/07/1979 ( in te vullen velden: juridische aard: KB, afkondigingsdatum: 28.02.1991, opzoeking, lijst en detail)
Verzekering contractuele aansprakelijkheid
Deze aanvullende verzekering dekt de schade geleden door jouw medecontractant naar aanleiding van de uitvoering van het contract. Voorbeeld: schade aan het gebouw (vb. putten in de vloer omdat je er een te zware tapinstallatie geplaatst hebt die je huurt voor de organisatie van het evenement). Deze contractuele aansprakelijkheid is in de meeste gevallen uitgesloten in de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid.
Verzekering alle risico's
Deze aanvullende verzekering dekt de schade aan de eigen materialen of deze die je gebruikt van een derde en dit tegen ‘alle' risico's' (diefstal, vandalisme, schade, ...). Deze verzekering is aangewezen als je dure materialen gebruikt op een plaats die een aantal risico's met zich meebrengt (vb. licht- en klankinstallatie, computers).
Het afvuren van vuurwerk vereist een machtiging van het College van Burgemeester en schepenen (art 47 politiereglement). Deze kan aangevraagd worden via het digitaal evenementenformulier.
In de nacht van 31 december op 1 januari, mag zonder voorafgaande machtiging feestvuurwerk afgestoken worden tussen 22 uur en 1 uur.
Voor vreugdesalvo’s (voor o.a. huwelijk) is steeds een machtiging vereist.
Wensballonnen zijn verboden.
Veiligheidstips vind je op de website van Fluvia en https://www.knallerbeste.be/
Sinds 1 januari 2020 is het nieuwe K.B. van 28 juni 2019, tot reglementering van wielerwedstrijden en van de alle terreinwedstrijden, van kracht.
Dit besluit bepaald dat wielerwedstrijden min. 14 weken voor de datum van de wedstrijd dienen te worden aangevraagd via het digitale evenementenformulier en het aanvraagformulier wielerwedstrijden.
Meer info inzake deze nieuwe reglementering is hier beschikbaar.